Die Berichterstellung ist essenziell für das tägliche Geschäft eines jeden Unternehmens. Speziell im Bankensektor dient der Risikomanagementbericht als Teil der Risiko-Nutzenbewertung als Instrument, um die Einhaltung des Risikomanagementplans bewerten zu können. Der Bericht ist somit Grundlage für Entscheidungen und Basis für die Definition neuer Unternehmensziele.

VERWENDUNG VON MICROSOFT WORD FÜR DIE ERSTELLUNG VON RISIKOMANAGEMENTBERICHTEN

Die Erstellung solcher Berichte wird in der Regel mit Microsoft Office durchgeführt. Darin enthalten sind neben Tabellen und Grafiken der aktuellen Zahlen auch Erklärungen und Kommentare in Textform, die zum Beispiel Situationen oder Verläufe begründen. Die Daten hierzu werden meist in Data Warehouse Systemen gespeichert, beispielsweise in SAP BW. Die Bewältigung großer Datenmengen ist ebenso eine Anforderung, wie die Gewährleistung hoher Sicherheitsstandards.

DIE HERAUSFORDERUNG BEIM REPORTING MIT WORD

Im Herbst 2014 stellte uns eine führende Hypothekenbank die Aufgabe die Erstellung ihrer Risikomanagementberichte zu vereinfachen. Die quartalsweise Erstellung dieser Berichte lag zu diesem Zeitpunkt bei ungefähr 15 Manntagen. Der Risikomanagementbericht wurde aus einer 120-seitigen Word-Vorlage erstellt. Durch diese Vorlage wurde sichergestellt, dass die Berichte in jedem Quartal die elbe Struktur haben. Die Daten wurden in SAP BW gespeichert und von zwei Mitarbeitern der Hypothekenbank händisch aus dem System in Word übertragen. Die Daten wurden dort mithilfe von Tabellen und unterschiedlichen Diagrammen dargestellt, teilweise auch innerhalb von Fließtext. Eine neue Reporting-Software zu verwenden, kam dabei nicht in Frage. Ebenso sollte das Corporate Design hinsichtlich Schriften, Farben (vor allem in den Diagrammen und Tabellen) und Formatierung der bisherigen Berichte beibehalten werden.

DIE UMSETZUNG MITHILFE VON BIANALYTICS OFFICE

Mit dem Office Add-On biAnalytics Office wurde innerhalb des Word Templates zunächst die Verbindung zur SAP BW Datenquelle hergestellt. Anschließend wurden die für den Bericht benötigten Queries ausgewählt. biAnalytics Office stellte daraufhin eine Verbindung zwischen dem Word Template und der SAP BW Datenquelle her.

Der aufwändige Teil war es nun, jedes der über 100 Diagramme und Tabellen mit der entsprechenden Query zu verbinden. Dies war für die Hypothekenbank ein Aufwand von ca. 4 Manntagen.

Für die Visualisierungen verwendet biAnalytics Office die nativen Microsoft Office Charts, die auch schon in früheren, händisch erstellten Berichten verwendet wurden. Für diese waren alle Formatierungen bereits im Word Template hinterlegt (Schriftarten, Farben der Diagrammserien, etc.). biAnalytics Office übernimmt automatisch diese Vorgaben, weshalb es optisch nicht zu unterscheiden ist, ob die Diagramme händisch erstellt oder mit Daten aus einem Data Warehouse gefüllt wurden.

Durch das für diesen Zweck neu entwickelte „Text-Item“ konnten einzelne Werte aus den Datenbankabfragen in einem Fließtext untergebracht werden (z.B. „Der Umsatz betrug 2.124.000€“, der Betrag kam direkt aus dem SAP System).

Alle Visualisierungen, Tabellen und Text-Items sind über biAnalytics nach wie vor mit dem Quellsystem verbunden. Das Word-Dokument konnte gespeichert und aufgerufen werden, ohne dass eine Datenbankabfrage durchgeführt werden musste. So können auch Kollegen, die das Add-On nicht installiert haben, die Werte einsehen.

Wird nun im nächsten Quartal ein aktueller Risikomanagementbericht benötigt, muss lediglich in biAnalytics Office der Aktualisieren-Button gedrückt werden. Dann werden alle mit dem Quellsystem verbundenen Daten automatisch aktualisiert.

ENORME ZEITERSPARNIS BEI DER ERSTELLUNG VON RISIKOMANAGEMENTBERICHTEN

Auch wenn die Erstellung des Word Templates mit der Verbindung zu den Quellberichten zunächst aufwändig war, erfreut sich die Hypothekenbank an enormen Zeitersparnis durch biAnalytics.

Der Erstellung des Risikomanagementberichts, der zuvor 15 Manntage pro Quartal in Anspruch genommen hatte, ist nun mit einem Klick erledigt. Die 120 Seiten des Berichts zu aktualisieren benötigt aufgrund der Menge der Daten noch heute einige Stunden, allerdings arbeitet das System in dieser Zeit selbständig. Für die Hypothekenbank schließlich eine enorme Zeitersparnis. Durch die Verwendung von biAnalytics sind die Berichte außerdem weniger fehleranfällig, da keine Daten händisch kopiert und eingefügt werden müssen.